quinta-feira, 13 de março de 2014

Cronograma de tarefas organiza a rotina na secretaria da escola

As secretarias Bruna e Jéssica auxiliam na tarefas burocráticas da escola. Criamos um cronograma para não nos perdermos no
As secretárias auxiliam nas tarefas burocráticas da escola de Sonia. Foi criado um cronograma para elas não se perderem no “mar de papéis”. Foto: Arquivo pessoal
Não sei o que seria da escola sem a Bruna e a Jéssica. São elas – nossas secretárias de escola – as corresponsáveis pelo bom andamento da nossa Emef. Bruna já está conosco há quase seis anos e a Jéssica, nossa estagiária, há um ano. É com elas que divido minhas“angústias burocráticas” – a responsabilidade por todos os sistemas online de que precisamos a os documentos a criar, receber e dar destino. Só assim consigo dar conta de minhas demais ações na escola.
Alguns anos atrás, participei de uma capacitação promovida pelo MEC na qual o ministrante enaltecia a secretaria como o coração da escola. É nesse espaço em que o calendário, a agenda e o tempo andam de mãos dadas para cumprir seu destino: planejar para organizar.
Bruna, Jéssica e eu nos encontramos todos os dias imersas nesse “mundo de papéis”, com suas resoluções, memorandos e ofícios, cada qual com suas especificidades. E foi pensando nessa situação que criamos um organograma que prevê datas para os diferentes afazeres e, assim, garantimos o bom funcionamento da escola. Esse norteador de trabalho muito nos tem ajudado. Compartilho com vocês a seguir:
  • Janeiro:
Período de inscrição para transferências de escolas: após organizar as séries/anos e período, damos atendimento aos pais que desejam transferir seus filhos para outra unidade escolar ou vice-versa.
Cadastro dos alunos: cadastramos alunos novos, promovidos e retidos no sistema da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), cuja base de dados tem informações sobre todos os alunos dos municípios paulistas. Nós a verificamos todos os dias para atualizar informações, fazer transferências ou pedir liberação para novas matrículas.
Formação de classe: elaboramos o documento, que contém o nome dos alunos, data de nascimento, registro de matrícula (RM), registro do aluno (RA), nome do professor, período e indicadores se o aluno foi promovido ou retido na série/ano.
Históricos escolares: no final do mês começamos a fazer os históricos escolares dos alunos dos 5º anos que ingressaram no Fundamental 2.
  • Fevereiro e março:
Documentos do ano anterior: arquivamos os papéis enviados e ou recebidos na escola no ano letivo anterior.
- Arquivo morto: organizamos documentos que guardamos para futura consulta, como prontuário de alunos transferidos, cadernetas de chamadas, resoluções e até trechos destacados do Diário Oficial.
- Organização do Sistema de Gestão Integrada na Rede de Ensino (Gire): alimentamos essa base de dados municipal com informações administrativas da escola. O Gire é muito semelhante ao Sistema Prodesp, mas tem mais recursos, como emissão de boletim escolar, espaço para fotos de eventos da escola e registro de notas bimestrais dos alunos. Informar as notas é tarefa dos professores.
  • Abril e maio:
Censo Escolar: nesse período, cadastramos os professores em suas respectivas classes e período no sistema Prodesp e atualizamos os cadastros de alunos.
Consolidado: finalizamos esse documento. Criado pelas escolas da rede municipal de ensino de Itapetininga, ele aponta as notas e faltas bimestrais dos alunos. Professores preenchem e os pais assinam – é uma maneira de acompanhar o desempenho dos estudantes.
  • Setembro e outubro:
- Documentos para o próximo ano letivo: Solicitamos e preenchemos documentos como renovação de matrícula, inscrição de novos alunos, atualização de cadastro escolar e matrículas dos novos alunos.
  • Dezembro:
- Encerramento do ano letivo vigente: cadastramos todos os alunos nos sistemas Prodesp e Gire, apontando os que foram promovidos ou retidos na série/ano. Por fim, conferimos e organizamos os consolidados preenchidos pelos professores.
Temos também as rotinas mensais. Preenchemos e enviamos a cada mês todos os documentos solicitados pela Secretaria de Educação:
  • Dia 5: entregamos a solicitação de material escolar e de limpeza para o setor de almoxarifado.
  • Dia 10: enviamos o atestado de frequência (AF) de todos os funcionários da escola.
  • Final de cada mês: mandamos o mapa de merenda com os indicadores de estoque e consumo de alimentos.
  • Bimestralmente: levantamos as faltas de alunos que possuem Bolsa Família para preencher devidamente o formulário emitido pelo setor responsável.
E pensar que já fiz tudo isso sozinha! Dei conta? Na medida do possível, mas me peguei organizando essas datas para não prejudicar nem a mim e nem a escola.
Sei que nem todos os gestores possuem o “privilégio”, como muitos dizem, de ter essa figura tão importante dentro de seu espaço escolar. É o caso de alguns diretores aqui em Itapetininga (SP). Mas já nos encontramos na iminência de um concurso público para a contratação desses novos e tão aguardados secretários de escola. E quando tudo isso acontecer, vamos recepcioná-los de uma maneira muito carinhosa, dizendo: SEJAM TODOS MUITO BEM-VINDOS!

Nenhum comentário:

Postar um comentário