Cronograma de tarefas organiza a rotina na secretaria da escola

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As secretárias auxiliam nas tarefas burocráticas da escola de Sonia. Foi criado um cronograma para elas não se perderem no “mar de papéis”. Foto: Arquivo pessoal

Não sei o que seria da escola sem a Bruna e a Jéssica. São elas – nossas secretárias de escola – as corresponsáveis pelo bom andamento da nossa Emef. Bruna já está conosco há quase seis anos e a Jéssica, nossa estagiária, há um ano. É com elas que divido minhas“angústias burocráticas” – a responsabilidade por todos os sistemas online de que precisamos a os documentos a criar, receber e dar destino. Só assim consigo dar conta de minhas demais ações na escola.

Alguns anos atrás, participei de uma capacitação promovida pelo MEC na qual o ministrante enaltecia a secretaria como o coração da escola. É nesse espaço em que o calendário, a agenda e o tempo andam de mãos dadas para cumprir seu destino: planejar para organizar.

Bruna, Jéssica e eu nos encontramos todos os dias imersas nesse “mundo de papéis”, com suas resoluções, memorandos e ofícios, cada qual com suas especificidades. E foi pensando nessa situação que criamos um organograma que prevê datas para os diferentes afazeres e, assim, garantimos o bom funcionamento da escola. Esse norteador de trabalho muito nos tem ajudado. Compartilho com vocês a seguir:

• Janeiro:

- Período de inscrição para transferências de escolas: após organizar as séries/anos e período, damos atendimento aos pais que desejam transferir seus filhos para outra unidade escolar ou vice-versa.

- Cadastro dos alunos: cadastramos alunos novos, promovidos e retidos no sistema da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), cuja base de dados tem informações sobre todos os alunos dos municípios paulistas. Nós a verificamos todos os dias para atualizar informações, fazer transferências ou pedir liberação para novas matrículas.

- Formação de classe: elaboramos o documento, que contém o nome dos alunos, data de nascimento, registro de matrícula (RM), registro do aluno (RA), nome do professor, período e indicadores se o aluno foi promovido ou retido na série/ano.

- Históricos escolares: no final do mês começamos a fazer os históricos escolares dos alunos dos 5º anos que ingressaram no Fundamental 2.

• Fevereiro e março:

- Documentos do ano anterior: arquivamos os papéis enviados e ou recebidos na escola no ano letivo anterior.

- Arquivo morto: organizamos documentos que guardamos para futura consulta, como prontuário de alunos transferidos, cadernetas de chamadas, resoluções e até trechos destacados do Diário Oficial.

- Organização do Sistema de Gestão Integrada na Rede de Ensino (Gire): alimentamos essa base de dados municipal com informações administrativas da escola. O Gire é muito semelhante ao Sistema Prodesp, mas tem mais recursos, como emissão de boletim escolar, espaço para fotos de eventos da escola e registro de notas bimestrais dos alunos. Informar as notas é tarefa dos professores.

• Abril e maio:

- Censo Escolar: nesse período, cadastramos os professores em suas respectivas classes e período no sistema Prodesp e atualizamos os cadastros de alunos.

- Consolidado: finalizamos esse documento. Criado pelas escolas da rede municipal de ensino de Itapetininga, ele aponta as notas e faltas bimestrais dos alunos. Professores preenchem e os pais assinam – é uma maneira de acompanhar o desempenho dos estudantes.

• Setembro e outubro:

- Documentos para o próximo ano letivo: Solicitamos e preenchemos documentos como renovação de matrícula, inscrição de novos alunos, atualização de cadastro escolar e matrículas dos novos alunos.

• Dezembro:

- Encerramento do ano letivo vigente: cadastramos todos os alunos nos sistemas Prodesp e Gire, apontando os que foram promovidos ou retidos na série/ano. Por fim, conferimos e organizamos os consolidados preenchidos pelos professores.

Temos também as rotinas mensais. Preenchemos e enviamos a cada mês todos os documentos solicitados pela Secretaria de Educação:

• Dia 5: entregamos a solicitação de material escolar e de limpeza para o setor de almoxarifado.
• Dia 10: enviamos o atestado de frequência (AF) de todos os funcionários da escola.
• Final de cada mês: mandamos o mapa de merenda com os indicadores de estoque e consumo de alimentos.
• Bimestralmente: levantamos as faltas de alunos que possuem Bolsa Família para preencher devidamente o formulário emitido pelo setor responsável.

E pensar que já fiz tudo isso sozinha! Dei conta? Na medida do possível, mas me peguei organizando essas datas para não prejudicar nem a mim e nem a escola.

Sei que nem todos os gestores possuem o “privilégio”, como muitos dizem, de ter essa figura tão importante dentro de seu espaço escolar. É o caso de alguns diretores aqui em Itapetininga (SP). Mas já nos encontramos na iminência de um concurso público para a contratação desses novos e tão aguardados secretários de escola. E quando tudo isso acontecer, vamos recepcioná-los de uma maneira muito carinhosa, dizendo: SEJAM TODOS MUITO BEM-VINDOS!